ایلنا   |  اقتصادی  |  

بهینه سازی محیط اداری با قفسه بایگانی ریلی

تقریبا عموم شرکت‌ها، دفاتر، سازمان‌ها و ارگان ها روزانه با حجم زیادی از اسناد، مدارک و پرونده مواجه می‌شوند. از آنجایی که حفظ و نگهداری اکثر اسناد و مدارک دارای اهمیت بالایی می باشد؛ محیط هایی از دفاتر و شرکت‌ها به ذخیره سازی آن‌ها اختصاص داده می‌شود که مخزن‌ها یا کمدهایی را برای نگهداری آن‌ها درنظر می‌گیرند.

بهینه سازی محیط اداری با قفسه بایگانی ریلی

تقریبا عموم شرکت‌ها، دفاتر، سازمان‌ها و ارگان ها روزانه با حجم زیادی از اسناد، مدارک و پرونده مواجه می‌شوند. از آنجایی که حفظ و نگهداری اکثر اسناد و مدارک دارای اهمیت بالایی می باشد؛ محیط هایی از دفاتر و شرکت‌ها به ذخیره سازی آن‌ها اختصاص داده می‌شود که مخزن‌ها یا کمدهایی را برای نگهداری آن‌ها درنظر می‌گیرند.

تقریبا عموم شرکت‌ها، دفاتر، سازمان‌ها و ارگان ها روزانه با حجم زیادی از اسناد، مدارک و پرونده مواجه  می شوند. از آنجایی که حفظ و نگهداری اکثر  اسناد و مدارک دارای اهمیت بالایی می باشد؛ محیط هایی از دفاتر و شرکت ها به ذخیره سازی آن ها اختصاص داده می شود که مخزن ها یا کمدهایی را برای نگهداری آن ها درنظر می گیرند.

خب، این کمدها و مخزن هایی که به منظور نگهداری و حفظ اسناد با اهمیت می باشد ممکن است حجم بالایی از محیط اداری شما را اشغال نماید و شما را با چالش کمبود فضا دچار کند.

اوژن سیستم جهان، برای رفع چنین مشکلی راهکار استفاده از قفسه ریلی یا کمد بایگانی ریلی را ارائه می دهد. اینکه قفسه بایگانی ریلی چه مزایایی برای محیط اداری شما ایجاد می کند را در ادامه بیان خواهیم کرد، با ما همراه باشید.

 

سیستم بایگانی ریلی

سیستم های ذخیره سازی و بایگانی ریلی یک راه حل علمی برای ذخیره حجم زیادی از موارد بایگانی در فضای محدود است. سیستم های بایگانی ریلی نیز به عنوان قفسه های غلتکی، قفسه بندی ریلی، قفسه های متحرک ریلی و قفسه های موبایل کتابخانه شناخته می شوند.

اوژن سیستم جهان یکی از شرکت های تولید کننده سیستم های بایگانی ریلی، اولین شرکتی بود که چنین سیستم هایی را به بازار سیستم های بایگانی ایران وارد نمود و توسعه بخشیده است.

ایده ی سیستم بایگانی ریلی ایده ی ساده ایی است، به این ترتیب که یک سری کمد یا واحدهای قفسه بندی را روی پایه چرخدار قرار می دهند که روی ریل های نصب شده در کف قرار دارد. اولین سیستم دارای یک عمل کشش اولیه بود که یک دسته ثابت در انتهای کمدها به صورت قفسه بندی کشویی در امتداد ریل ها در کف استفاده می کردند. بعد از آن، کمدهای سیار به سیستم چرخ دنده مجهز شدند که به وسیله آن می توانستند دسته های انتهای هر واحد قفسه بندی را چرخانده و قفسه را از چپ به راست سوق داد.

 

مزایای قفسه بایگانی ریلی

حجـم بـالای داده ها و اطلاعات، مکاتبات و عدم دسترسی به آن ها در زمان در نظر گرفته شده به سوابق، مدیران را ناچار  به استفاده از سیستم مکانیزه ی اداری یا سیستم بایگانی ریلی در ابعاد مختلف نموده است. با رشد روز افزون بکارگیری رایانه در انجام فعالیت های سازمانی و تسریع در امور، موجب شده است تا مـدیریت بهینـه ی اسـناد، یکـی از دغدغـه هـای اصـلی در سـاماندهی اسـناد دولتـی و غیـر دولتـی گـردد. درایـن راسـتا سازمان ها ناچارند خود را به گونه ای به سیستم های بایگانی اسناد مجهز کنند تا بتوانند با ایجاد بانک هـای اطلاعـاتی، انـواع اطلاعات مورد نیاز را به طور اصولی جمع آوری، پردازش و تحلیل کرده و آن ها را به سرعت در اختیار افراد ذیـربط قرار دهند. به همین خاطر سازمان ها به منظور ذخیره سازی فیزیکی اسناد و مدارک با اهمیت بـه سـمت ایجـاد سیستم های بایگانی ریلی و پیـاده سـازی روش های نگهـداری و دسترسی مکانیزه ی اسناد سوق یافته اند.

 

از مزایای استفاده سیستم های مکانیزه ی بایگانی فیزیکی

حذف راهروهای اضافی به منظور افزایش تعداد کمدها و بهینه سازی فضا افزایش امنیت نگهداری اسناد و مدارک با تعبیه قفل مرکزی بر روی کمدها صرفه جویی تا 80% در محیط بایگانی قابلیت تنظیم طبقه های موجود در کمدها امکان گردش هوا در بین طبقات کمدها به منظور افزایش عمر اسناد حرکت کمدها به دو صورت مکانیکی و الکترونیکی روشنایی هوشمند بین راهروی به وجود آمده بین قفسه های بایگانی کاربری آسان و راحت افزایش بهره وری نیروی انسانی قابلیت اتصال به کامپیوتر و کنترل از راه دور

 

چالش ها و مشکلاتی که در فضای اداری با آن ها روبرو هستیم:       کمبود فضای کافی برای بایگانی اسناد      کمبود کادر مجرب برای مدیریت بایگانی      مستندات بی نظم و سوابق ناکافی از مواد مستند و دوره های ذخیره سازی      جستجوهای طولانی و غالباً ناموفق در اسناد فیزیکی

 

 

برای اینکه بتوانیم چنین چالش هایی را در محیط اداری به حداقل برسانیم، نیاز است که با انواع سیستم های بایگانی آشنایی اجمالی داشته باشیم تا متناسب با فضا و حجم بایگانی که در اختیار داریم، بهترین نوع سیستم بایگانی را برای شرکت خود انتخاب نمایید.

از این رو در ادامه به معرفی انواع سیستم های بایگانی خواهیم پرداخت.

انواع سیستم های بایگانی

 

بایگانی ریلی

همان گونه از نام این محصول برداشت می شود، سیستم بایگانی ریلی با طراحی منعطف و متحرک، می تواند به جابجایی کمدها روی ریل ها منجر شود. کمدها می توانند در صورت عدم نیاز به صورت یکجا جمع شوند و به منظور هر بار استفاده با فرمان های تعبیه شده روی کمدها به حرکت در بیایند تا فضای راهرو را برای کار با قفسه ها و امکان برداشت و گذاشت پرونده، زونکن و اسناد فراهم آورند.

استفاده از کمد بایگانی ریلی می تواند تا 80% در کل فضای اداری شما صرفه جویی کند تا بتوانید از فضای آزادی که در اختیار دارید به منظور هر هدف خاصی که در ذهن دارید استفاده نمایید.

از مزایای بایگانی ریلی می توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

 1. افزایش راندمان فضا

2. افزایش رشد موثر

3. قابلیت تنظیم ذخیره سازی و نگهداری

4. بهره وری بهبود یافته

5. افزایش امنیت ذخیره سازی

6. محیط ایمن تر

7. طرح های رنگی

8. مقرون به صرفه

بایگانی ریلی هوشمند

در سیستم بایگانی هوشمند، کمدها همانند بایگانی ریلی مکانیکی روی ریل ها به آسانی جابجا می شوند و برای دسترسی به مدارک و اسنادی که مورد نیاز است، راهرو یا فضایی باز می شود. به منظور ایجاد راهرو کمد بایگانی ریلی، در سیستم هوشمند، کافیست به وسیله ی سیستم دستگاهی که روی کمد تعبیه شده یا ریموت کنترل، با یک دکمه این فرآیند انجام پذیرد. تمامی مواردی که در بایگانی ریلی مکانیکی وجود دارد، از ویژگی های این سیستم هم خواهد بود.

به مراتب سیستم مکانیزه، امنیت، دقت، هزینه و کاربری بالاتری را در برخواهد داشت.

کمد بایگانی کشویی، کمد نقشه ریلی، سیستم های بایگانی مکانیزه از دیگر آیتم هایی هستند که با توجه به حجم بایگانی، درجه اهمیت و فضای در اختیار می توان از آن ها بهره برد.

کمد بایگانی ریلی کشویی، در ادارات و سازمان هایی که فضای کمی دارند بسیار کاربردی خواهد بود. سیستم های بایگانی مکانیزه به منظور نگهداری اسناد با درجه بسیار با اهمیت همچون، پرونده های دانشجویی، آموزشگاه ها مورد استفاده ی فراوان قرار می گیرد.

مزایای ظرفیت و صرفه جویی در هزینه

یک مجموعه معمولی از واحدهای قفسه اداری ریلی نزدیک به 50٪ کاهش فضای کف یا افزایش 50٪ تا 100٪ فضای ذخیره سازی را در مقایسه با کمدهای معمولی تشکیل پرونده ارائه می دهد. توانایی تفکیک واحدهای مجزا - اصطلاح "اصل یک راهرو" - به معنای ایجاد فضای بین واحدها در صورت دسترسی راحت برای کاربران است. مزایای اضافی در صرفه جویی در انرژی شامل کاهش هزینه های روشنایی است. هنگامی که نورپردازی LED یکپارچه به سیستم های ذخیره سازی ریلی اضافه شد، چراغ ها فقط در هنگام استفاده از راهرو روشن می شوند و موجب صرفه جویی در مصرف انرژی حداکثر 97٪ نسبت به لامپ های فلورسنت نصب شده در سقف معمولی  ایجاد می شوند.

 

سخن آخر

اوژن سیستم جهان با سابقه ی نیم قرن در تولید انواع سیستم های بایگانی ریلی توانسته است با اجرای بیش از سه هزار پروژه ی بایگانی در سراسر کشور همچنان با توانی مضاعف و رشدی درخشان پیشتاز این صنعت باشد.

کارشناسان متخصص در اوژن هم اکنون پاسخگوی تمام سوالات و مشکلات در زمینه قفسه بندی اداری، بایگانی اداری، بایگانی مدارک شرکتی و ... می باشد.

 

منبع: اوژن سیستم جهان(www.ozhanco.com)

 

 

 

 

 

موبایل بانک دولت 



  اخبار برگزیده
  

جدیدترین فهرست از مشاغل مجاز به فعالیت در شرایط قرمز کروناییاتاق اصناف ایران جدیدترین به روز رسانی از فهرست و گروه بندی مشاغل صنفی مجاز به فعالیت در شهرهای قرمز را اعلام کرد.
اقتصادنیوز ایران 

  

امکان لغو تحریم‌ها را بعید می‌دانم/ پول‌های بلوکه شده وارد سیستم رانتی می‌شود/ هیچ نشانه‌ای از رشد مثبت اقتصادی وجود ندارداستاد اقتصاد دانشگاه الزهرا اظهار داشت: البته در داخل برخی‌ها با خوش‌بینی به این مواضع غربی‌ها نگاه می‌کنند حتی اگر منابع بلوکه شده ما آزاد شود نمی‌تواند تاثیری در بهبود وضعیت داشته باشد چون آنها موجب تقویت تولید و کاهش تورم نمی‌شوند بلکه در این سیستم پر از رانت تبدیل به رانت شده و در اختیار گروه‌های خاص قرار می‌گیرند.
ایلنا ایران ترامپ فرانسه 

  

ابراز رضایت اروپا از گفت‌وگوهای ویننماینده اتحادیه اروپا در آمریکا از گفت‌وگوهای وین ابراز رضایت کرد.
ایلنا وین دیپلماسی هسته ای 

  

مگر از وجود تحریمها خبر نداشتید که وعده طلایی واکسن دادید؟متأسفانه اخیراً راه دیگری اختراع شده و آن اینست که مسئولان بهداشتی تقصیر را به گردن دیگران می‌اندازند و عجیب اینکه آن دیگران را نیز نام نمی‌برند و با مجهول باقی گذاشتن مقصرین، افکار عمومی را دچار سرگردانی می‌کنند.
۵۵ آنلاین سلامت اختراع روزنامه 

  

یک مقام ارشد وزارت خارجه آمریکا گفت که اصرار تهران بر لغو تمامی تحریم‌هایی که از سال 2017 علیه این کشور اعمال شده، مذاکرات را به بن‌بست می‌کشاند.
نامه نیوز ایران ایران و کره جنوبی وزارت خارجه 

  

رحمانی‌فضلی با اینکه از عواقب تصمیم به اجرای این طرح آگاه شده بود و مستندات آن هم موجود است، تصمیم به اجرا گرفت؛ بدون آنکه اقدامات پیشگیرانه را لحاظ کند.
نامه نیوز مجلس دهم انتخابات مجلس وزارت کشور 

  

کاندیداهای جدی اصولگرایان در انتخابات 1400دبیرکل جمعیت جانبازان انقلاب اسلامی گفت: چهره‌هایی که در عرصه انتخابات از جبهه اصولگرایان حضور خواهند یافت رئیسی، قالیباف، محمد، جلیلی و رضایی هستند.
فردا اصولگرایان انتخابات ریاست جمهوری فضای مجازی 

  

خبر بد برای هواداران استقلال و فرهاد مجیدی!غیبت احتمالی بابک مرادی در دیدار استقلال و الاهلی عربستان
خانه فوتبال استقلال بی ام و فوتبال 

  

6 سناریو برای انتخابات 1400نزدیک به یک ماه تا ثبت‌نام نامزدهای انتخابات ریاست جمهوری سیزدهم باقی مانده اما فضای سیاسی کشور نه تنها انتخاباتی نشده بلکه در غباری از تردید جریانات سیاسی برای اجماع بر سر کاندیداهای مورد توافق فرو رفته است.
مثلث انتخابات ریاست جمهوری انتخابات مجلس ایران و آمریکا 

  

مهاجری: شما نظامی‌ها از جان مردم چه می‌خواهید؟سردار حسین دهقان، کاندیدای انتخابات ریاست جمهوری 1400 تاکید کرد به عنوان یک چهره مستقل و غیر نظامی وارد میدان شده است و توانایی برعهده گرفتن مسئولیت را دارد./خبرآنلاین
مستقل‌آنلاین حسین دهقان انتخابات ریاست جمهوری ریاست جمهوری 

  

رشد «گذرا» در بازار خودرو / عامل تغییر مسیر قیمت خودرو در هفته گذشتهرئیس اتحادیه نمایشگاه‌داران و فروشندگان خودرو تهران ضمن تاکید براینکه تغییر مسیر قیمت خودرو در روزهای پایانی هفته‌ گذشته (از روز سه‌شنبه) تحت تاثیر تصمیم شورای رقابت برای افزایش قیمت خودرو برای سه ماه ابتدایی سال جاری و اعمال نرخ تورم بخشی، اتفاق افتاده است، این افزایش قیمت را مقطعی و گذرا و ناشی ازجو روانی این خبر دانست.
خودروتک ایران خودرو خودرو خودروسازان 

  

وضعیت جالب قیمت احتمالی خودرو تارادر روزهای گذشته قیمت تارا در اسناد ارائه شده از ایران خودرو مشخص شد. با افزودن هزینه های جاری تا رسیدن خودرو به دست مصرف کننده حدود قیمت خودرو تارا را در کارخانه می توان متوجه شد.
خودروتک قیمت ایران خودرو خودرو 

  

این 3 واکسن کرونا در ایران مجوز اضطراری گرفتند!بنابر اعلام وزارت بهداشت، باید توجه کرد که سازمان جهانی بهداشت، واکسن Oxford- AstraZeneca ساخت کره‌جنوبی SKBio و واکسن Covaxin از شرکت Bharat Biotech هند را در تاریخ 8 فوریه جهت مصرف اضطراری در کل دنیا توصیه کرده است.
مستقل‌آنلاین ایران سازمان غذا و داروی ایران وزارت بهداشت 

  

صدور مجوز تولید انبوه واکسن ایرانی احتمالا در اواخر فروردین ماه صادر می‌شود/ واکسن انبوه کرونا را خردادماه تحویل وزارت بهداشت می‌دهیمرئیس ستاد اجرایی فرمان امام با بیان اینکه در فاز اول تولید انبوه واکسن ایرانی کرونا توان تولید ماهانه 3 میلیون دوز وجود دارد و به محض صدور مجوزها، تولید انبوه در فاز اول آغاز خواهد شد.
ایلنا تولید ماه وزارت بهداشت 

  

جن ساکی سخنگوی کاخ سفید، نشست وین درباره برجام را قدمی در مسیر دیپماسی توصیف کرد.
نامه نیوز ایران ایران و آمریکا وین 

  اخبار داغ
  

زنگ هشدار در بورس/ عامل اصلی ریزش ادامه دار بورساقتصادنیوز: با افت معاملات خرد حقیقی ها در بازار سهام و خروج استمرار پول حقیقی‌ها، زنگ هشدار برای سیاست‌گذار به صدا درآمده است.
اقتصادنیوز سهام پول 

  

کرونا زیر یه خم تئاتر!یادداشت - مجتبی احمدی دبیر سرویس فرهنگ و هنر خبرگزاری برنا.
برنا تئاتر 

  

بورس در انتظار خبر مهم نشست باب همایون/ بانکداران برای بازار چه می کنند؟اقتصاد نیوز: دیروز در ساختمان وزارت اقتصاد در باب همایون نشست مهمی بین رئیس سازمان و بانکداران برگزار شده است. بورس در انتظار اخبار این نشست است.
اقتصادنیوز اقتصاد 

  

قاضی‌زاده هاشمی: در ستاد ملی مقابله با کرونا با تعطیلی سفرهای نوروزی به شدت مخالفت شد!نائب رئیس مجلس گفت: در ستاد ملی مقابله با کرونا رای گیری نمی شود بلکه بعد از اظهار نظر اعضا جمع بندی
خبرفوری رئیس جمهور اقتصاد سلامت 

  

با بستن مرزها ویروس کرونا کنترل نمی شود! + فیلمبا توجه به انتقال ویروس کرونا از دیگر کشورها به ایران چرا برنامه مشخصی برای مرزها در نظر گرفته نشده است؟
گسترش ویروس ایران 

  

خبر بد معاون وزیر بهداشت از روند افزایشی شیوع کرونا در سطح کشورقاسم جان‌بابایی گفت: این وضعیت نتیجه ایام عید، دید و بازدیدها و شرکت در مراسمی چون عروسی است که باعث شده پروتکل‌ها رعایت نشود و اکنون روند رو به افزایش داریم.
اقتصادنیوز 

  

حفظ رطوبت دهان در دوران کرونا چقدر اهمیت دارد؟مهرداد روانشاد دکتری ویروس‌شناسی پزشکی دانشگاه تربیت مدرس تاکید بر حفظ رطوبت دهان و خوردن مایعات در این ایام نیز به همین دلیل است؛ نوشیدن آب و مایعات ویروس احتمالی در حفره دهان را شسته و به دستگاه گوارش هدایت می‌کند و از ورود به دستگاه تنفسی جلوگیری خواهد کرد.
برنا ویروس 

  

منتظر اعلام نرخ تورم ازسوی بانک مرکزی برای تغییر قیمت خودرو هستیمرئیس شورای رقابت با بیان اینکه منتظر اعلام نرخ تورم بخشی 6 ماهه از سوی بانک مرکزی برای تغییر نرخ خود
خبرفوری نرخ ارز تورم بانک مرکزی 

  

پیک خطرناک کرونا در راه است + فیلمسخنگوی ستاد ملی مقابله با کرونا گفت: از همین هفته تازه نتایج سفرهای نوروزی مشخص خواهد شد. پیک خطرناکی در راه است که تا به حال تجربه نکرده بودیم.
گسترش 

  

بازدید سرزده یک مسئول از ادارات تهران در اولین روز اجرای محدودیت‌های کروناییبا اعلام موج چهارم کرونا و اجرای محدودیت‌های کرونایی در شهرهای قرمز، غلامرضا عباس پاشا معاون توسعه مدیریت و منابع استانداری تهران از تعدادی از ادارات تهران به‌طور سرزده بازدید کرد.
اقتصادنیوز تهران استانداری تهران 

  

تصاویر: تعطیلی اصناف تبریز در پی افزایش شیوع کرونادرپی اعمال محدودیت 10روزه در سراسر کشور به دلیل بروز موج چهارم کرونا و وضعیت قرمز اکثر شهرهای کشور، اصناف تبریز به مدت 10 روز تعطیل خواهند بود.
فردا تبریز 

  

علت اصلی منفی شدن تست‌های کرونا در افراد دارای علامت!رئیس کمیته اپیدمیولوژی کرونا درباره علت منفی شدن تست‌های کرونا و بهترین زمان انجام تست تشخیص ویروس کرونا، توضیحاتی ارائه کرد.
برنا ویروس 

  

طرح شهید سلیمانی در کنترل کرونا بسیار مؤثر بوده استقزوین - جانشین ستاد مقابله با کرونا استان قزوین با بیان اینکه طرح شهید سلیمانی در کنترل کرونا بسیار مؤثر بوده است بر استمرار آن در پیک چهارم تاکید کرد.
۵۵ آنلاین آموزش استان قزوین قزوین